内容証明の文面

まず、当たり前のことなのですが、内容証明郵便は手紙です。
形式的には使用できる文字や文字数、図表が使えないなど制限がありますが、内容については制限ありません。極端な話しをすればラブレターを内容証明で出してもかまわないのです。

とは言え内容証明を出すからには、それ相応の理由があるでしょうから「何を書いてもかまわない」では不親切ですね。まずは次のことに注意しながら書いてみてください。
なお、それら注意に反したからといって無効になるような事はありませんのでご安心下さい。

内容証明の作法

  1. タイトルをつける
    『請求書』、『催告書』、『通知書』など、内容証明を送った意図を明らかにします。
  2. 時候のあいさつはいらない
    内容証明の場合、いきなり本題に入るのことが普通です。ただし商売上で今後も取引を続けるなどの事情がある場合には、常識内で入れてください。
  3. 日付、差出人、受取人は必ず明記する
    会社として差し出す場合は代表者を併記して下さい。
    受取人が法人等の場合にも可能であれば代表者等を併記してください。
  4. 明確に意思表示をする
    せっかく内容証明で差し出すのに『私はこう思うのですが如何でしょうか。』のような文章では困ります。